Privacyverklaring voor medewerkers van Mijzo

Mijzo neemt de bescherming en beveiliging van persoonsgegevens van haar medewerkers serieus. Wij gaan op een vertrouwelijke en zorgvuldige wijze om met jouw persoonsgegevens en houden ons hierbij aan de bepalingen uit de Algemene verordening gegevensbescherming. In deze verklaring leggen wij jou graag uit hoe wij dat doen. Wanneer je na het lezen van deze verklaring nog vragen hebt dan kun je contact opnemen met jouw leidinggevende.

1. Voor wie is deze verklaring bedoeld?

Deze verklaring is bedoeld voor alle medewerkers, waaronder medewerkers op basis van een arbeidscontract, gedetacheerden, vrijwilligers, stagiaires en uitzendkrachten van Mijzo. Mijzo is gevestigd te Waalwijk en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 18081254. Deze verklaring gaat over de persoonsgegevens die Mijzo van deze groep betrokkenen verwerkt.

2. Waarvoor verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Mijzo verwerkt verschillende persoonsgegevens van jou, bijvoorbeeld jouw contactgegevens, personeelsnummer, geboortedatum, opleidingen, werkervaring, bankrekeningnummer en BSN. Deze gegevens worden door Mijzo voor een of meer van de volgende doeleinden verwerkt:

  • Uitvoeren van de arbeids-, (maatschappelijke) stage-, vrijwilligers, detacherings- of uitzendovereenkomst tussen jou en Mijzo
  • Het voeren en actueel houden van jouw personeelsdossier
  • De personeels- en salarisadministratie
  • Dossieranalyse voor de loopbaanontwikkeling en het informeren van leidinggevenden hierover
  • Het samenstellen van afdelingsoverzichten van medewerkers voor de voorbereiding van mogelijke organisatiewijzigingen en het informeren van leidinggevenden daarover. In deze overzichten staat informatie over opleiding, dienstjaren, functies en verworven competenties
  • Het vaststellen en uitbetalen van jouw salarisaanspraken
  • De begeleiding van uitstroomtrajecten
  • Het regelen van aanspraken op uitkeringen en subsidies
  • Jouw opleiding en ontwikkeling
  • Verzuim- en re-integratieadministratie
  • Verlofadministratie
  • De uitvoering van wettelijke verplichtingen, zoals de loonaangifte en het vastleggen van een kopie van het ID bewijs van medewerkers
  • Het organiseren van de verkiezingen van leden van de ondernemingsraad
  • De uitvoering van een voor jou als medewerker geldende arbeidsvoorwaarde
  • Het innen van vorderingen (met inbegrip van het in handen stellen van derden van deze vorderingen)
  • Het behandelen van geschillen
  • De accountantscontrole
  • Het onderzoeken van jouw werkbeleving en medewerkerbetrokkenheid
  • Jou kunnen informeren over aangelegenheden in de organisatie
  • Met jou in contact kunnen treden
  • Overige doeleinden waarvoor jij specifiek toestemming hebt gegeven

3. Wanneer mogen wij jouw gegevens verwerken?

Wij mogen jouw gegevens alleen verwerken als dit mag op basis van de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg) en wij deze verwerking kunnen baseren op een grondslag. Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende grondslagen:

  • Je hebt ons toestemming gegeven om jouw gegevens te verwerken door middel van het ondertekenen van een toestemmingsformulier. Dit formulier wordt in jouw personeelsdossier opgeslagen.
  • Het uitvoeren van een met jou afgesloten overeenkomst, zie de 1e bulletpoint van paragraaf 2 op de vorige pagina.
  • Wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn
  • Om de gerechtvaardigde belangen van Mijzo of van derden te behartigen. Om deze reden maken wij soms gebruik van externe adviseurs. Ook maken wij om deze redenen gebruik van cameratoezicht om onze gebouwen en onze eigendommen te beschermen. Wanneer camera’s in gebruik zijn, dan is dit duidelijk aangegeven door middel van herkenbare symbolen.

4. Toestemming intrekken

Wanneer de verwerking van jouw persoonsgegevens is gebaseerd op de door jou gegeven toestemming, dan kan je deze toestemming te allen tijde intrekken. Stuur dan een mail naar de HR afdeling via hr@mijzo.nl. Het intrekken van toestemming kan niet met terugwerkende kracht; alle verwerkingen die al hebben plaatsgevonden blijven toegestaan.

5. Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?

Soms delen wij bepaalde persoonsgegevens van jou met andere partijen, bijvoorbeeld:

  • Omdat wij dit verplicht zijn op basis van een wettelijk voorschrift
  • Omdat nodig is om de arbeidsovereenkomst goed uit te kunnen voeren;
  • Omdat jij hiervoor ondubbelzinnig toestemming hebt gegeven;
  • Omdat wij hiervoor een gerechtvaardigd belang hebben.

Wij delen jouw gegevens in voorkomende gevallen met:

  • Medewerkers van de financiële -, personeels-, salaris-, en verzuimadministratie van Mijzo, jouw directe leidinggevende, de (cluster)manager van de afdeling waar jij als medewerker werkzaam bent en de raad van bestuur
  • Externe medewerkers en adviseurs, die zijn ingehuurd door Mijzo voor ondersteuning bij de in paragraaf 2 benoemde doeleinden
  • Medewerkers van de ICT afdeling en de ICT dienstverlener voor het technisch en functioneel beheer van de ICT voorzieningen van Mijzo, waaronder de centrale gebruikersdatabase, het elektronische personeelsdossier in AFAS, en Office365 applicaties zoals Outlook
  • Vakbondsorganisaties voor het overleg met haar leden over de samenstelling van de kandidatenlijst voor een wettelijk geregelde verkiezing van de leden van de Ondernemingsraad van Mijzo
  • De Belastingdienst, om een wettelijke verplichting na te komen
  • Het UWV, om een wettelijke verplichting na te komen
  • De verzuimconsulent, arbodienst en/of bedrijfsarts
  • (Zorg)verzekeringsmaatschappijen, wanneer door medewerkers gebruik wordt gemaakt van collectieve verzekeringen via Mijzo
  • Het pensioenfonds PFZW voor de uitvoering van de pensioenvoorziening
  • Overige partijen, waarvoor de verstrekking noodzakelijk is om een (wettelijke) verplichting met jou als werknemer op grond van de arbeidsovereenkomst na te komen
  • Overige partijen, wanneer Mijzo hiertoe wettelijk verplicht is
  • Overige partijen, waarvoor jij als medewerker je toestemming hebt gegeven

6. Hoe lang bewaart Mijzo jouw gegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verkregen, of zolang nodig is om te voldoen aan een wettelijke bewaarplicht. Onze basisadministratie, waaronder de salarisadministratie bewaren wij in beginsel 7 jaar. Voor diverse onderdelen in de basisadministratie kunnen kortere bewaartermijnen gelden. Binnen Mijzo is een overzicht vastgesteld met daarin alle (wettelijke) bewaartermijnen. Dit overzicht is raadpleegbaar via het DMS.

7. Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

Wij hebben maatregelen genomen om jouw gegevens goed te beveiligen tegen verlies of diefstal. Ook zorgen wij er door middel van autorisaties voor dat jouw gegevens alleen worden ingezien of worden verwerkt door personen die wij hiervoor specifiek toegang hebben gegeven. Al onze medewerkers zijn verplicht tot geheimhouding en zijn gehouden aan het privacyreglement van Mijzo

8. Jouw privacyrechten

De Algemene verordening gegevensbescherming kent aan jou als ‘betrokkene’ een aantal rechten toe; dit zijn de volgende:

Recht op inzage in je dossier
Je mag de persoonsgegevens die wij van je verwerken inzien of hiervan een afschrift opvragen. Je kunt je dossier ook inzien via AFAS Outsite.

Recht om je gegevens te wijzigen of te laten wissen
Je mag ons vragen om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te wijzigen of te laten aanvullen als deze niet juist of onvolledig zijn. Ook mag je aan ons vragen om jouw gegevens te verwijderen. Wij verwijderen jouw gegevens als aan een aantal voorwaarden is voldaan.

Recht op beperking
Je mag ons vragen om je gegevens te laten beperken. Dit betekent dat je aan ons vraagt om jouw gegevens tijdelijk niet te gebruiken. Wij schermen (delen van) je dossier dan tijdelijk af, als aan een aantal wettelijke voorwaarden is voldaan.

Recht van bezwaar
Je mag bezwaar maken als je het er niet mee eens bent dat wij bepaalde gegevens van jou verwerken.

Recht om je gegevens over te dragen naar een andere organisatie
Je mag ons verzoeken jouw gegevens over te dragen naar een andere organisatie, bijvoorbeeld een nieuwe werkgever. Dit geldt echter alleen voor de persoonsgegevens die wij digitaal van jou verwerken op basis van de uitvoering van de met jou afgesloten arbeidsovereenkomst of een door jou hiervoor gegeven toestemming.

9. Uitoefenen van jouw privacyrechten

Je kan jouw persoonsgegevens inzien of wijzigen via jouw portaal in Joost. Heb je
andere vragen of verzoeken? Neem dan contact op met de HR Administratie via
hr@mijzo.nl Wij beantwoorden jouw vraag of verzoek zo snel mogelijk maar in ieder geval binnen 30 dagen. Als het beantwoorden van jouw verzoek ons meer tijd kost, dan informeren wij jou hierover binnen deze periode.

Goed om te weten: De in paragraaf 8 benoemde privacy rechten zijn geen absolute rechten. Mijzo zal elk binnengekomen verzoek steeds op de omstandigheden beoordelen. Bijvoorbeeld: Je hebt een verzoek ingediend voor de verwijdering van jouw persoonsgegevens, terwijl de betreffende gegevens vallen onder een wettelijke bewaarplicht. Wij kunnen jouw verzoek in dat geval niet uitvoeren en zullen je hierover berichten. 

10. Controle van jouw identiteit

Als je ons een vraag stelt of een verzoek doet, kunnen wij vragen om een aanvullend bewijs van jouw identiteit. Dit doen wij om te voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens aan een verkeerde persoon of organisatie sturen of verkeerde wijzigingen aanbrengen in jouw persoonsgegevens.

11. Vragen en klachten

Heb je vragen of wil je een beroep doen op jouw privacy rechten, dan kun je contact opnemen met de HR afdeling. Je kan hiervoor een mail sturen naar hr@mijzo.nl. Heb je een klacht over de wijze waarop Mijzo omgaat met jouw persoonsgegevens, dan kun je contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming via fg@mijzo.nl. Komen wij er samen niet uit, dan kun je ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via de website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Wijzigingen op deze privacyverklaring

Mijzo behoudt zich het recht voor deze verklaring aan te passen. Aanpassingen stemmen wij af met de Ondernemingsraad. Wij adviseren je dan ook deze verklaring regelmatig te raadplegen. Deze verklaring is voor het laatst aangepast in januari 2021.