Privacyverklaring voor medewerkers van Mijzo

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door
Mijzo, gevestigd aan de Eikendonklaan 2, 5143 NG te Waalwijk en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 18081254. Via deze privacyverklaring word je geïnformeerd over de verwerking van jouw persoonsgegevens.                       

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd wat het verwerken van persoonsgegevens inhoudt en wat Mijzo doet om jouw privacy te beschermen wanneer jouw persoonsgegevens door ons worden verwerkt.

Deze privacyverklaring is bedoeld voor alle medewerkers -waaronder medewerkers op basis van een arbeidsovereenkomst, leerlingen, stagiaires, uitzendkrachten, gedetacheerden en vrijwilligers- van Mijzo, in deze privacyverklaring aangeduid als medewerker.

Inleiding

De bescherming van jouw privacy is van groot belang voor Mijzo. Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Avg) waarin wettelijk is bepaald hoe we met jouw persoonsgegevens moeten omgaan. Via deze privacyverklaring willen wij medewerkers van Mijzo graag informeren over de persoonsgegevens die wij (mogelijk) van hen verwerken.

Deze privacyverklaring geeft jou antwoord op vragen als:

• Waarom Mijzo jouw persoonsgegevens verwerkt;
• Waarvoor we deze gegevens gebruiken;
• Aan wie we deze gegevens verstrekken;
• Welke rechten jij hebt ten aanzien van de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Het uitgangspunt is dat wij jouw persoonsgegevens alleen verwerken wanneer dit noodzakelijk is.

Wat zijn persoonsgegevens en wanneer verwerken wij deze?

Persoonsgegevens betreft informatie die direct over iemand gaat of informatie die naar een persoon te herleiden is. Denk aan iemands naam, adres en woonplaats. Mijzo verwerkt jouw persoonsgegevens omdat je medewerker bij ons bent.

De doeleinden voor het verwerken van jouw persoonsgegevens

De doeleinden voor het verwerken van persoonsgegevens van medewerkers vloeien voort uit het werkgeverschap van Mijzo.

De belangrijkste doelen waarvoor wij jouw persoonsgegevens verwerken zijn de volgende:

• Het uitvoeren van de met jou afgesloten arbeids-, (maatschappelijke) stage-,
  uitzend-, detacherings- of vrijwilligersovereenkomst (2);
• Het met jou in contact kunnen treden (2);
• Jou kunnen informeren over aangelegenheden in de organisatie (6);
• Het voeren van een personeels- en salarisadministratie (3);
• Het voeren en actueel houden van een personeelsdossier (6);
• Dossieranalyse voor de loopbaanontwikkeling en het informeren van de leidinggevenden hierover (2,6);
• Het samenstellen van afdelingsoverzichten van medewerkers voor de voorbereiding op mogelijke organisatiewijzigingen en het informeren van de leidinggevenden daarover (6);
• Het vaststellen en uitbetalen van jouw salaris- en/of vergoedingsaanspraken (2);
• De begeleiding van uitstroomtrajecten (2,6);
• Aanspraak kunnen maken op uitkeringen en subsidies (6);
• Jouw opleiding en ontwikkeling (2,6);
• Verzuim- en re-integratieadministratie (3);
• Het opstellen van het werkrooster en het bijhouden van verlofaanspraken (2);
• Het uitvoeren van wettelijke verplichtingen zoals de loonaangifte en het vastleggen van een kopie van het identiteitsbewijs van medewerkers (3);
• Het organiseren van verkiezingen van de leden van de Ondernemingsraad (3);
• Het onderzoeken van jouw werkbeleving, tevredenheid en betrokkenheid (6);
• Het innen van eventuele vorderingen (6);
• Het behandelen van geschillen (2,6);
• De accountantscontrole (3);
• Het beveiligen van onze gebouwen en eigendommen (6);
• Overige doeleinden waarvoor jij specifiek toestemming hebt gegeven (1).

Om uitvoering te geven aan de bovenstaande doeleinden maakt Mijzo gebruik van diverse systemen en applicaties om persoonsgegevens te verwerken, welke worden bijgehouden in ons verwerkingsregister.

De tussen haakjes vermelde getallen hebben betrekking op de door Mijzo gehanteerde reden voor de verwerking van persoonsgegevens. Deze redenen worden nu toegelicht.

Rechtsgronden voor de verwerking

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken voor een of meerdere doeleinden dan mogen wij dat alleen doen wanneer wij ons kunnen beroepen op een goede reden.

De wet (de Avg) kent hiervoor zes redenen of ‘rechtsgronden’, dit zijn de volgende:

1. Een door jou gegeven toestemming;
2. De uitvoering van een met jou gesloten overeenkomst of daaraan voorafgaande maatregelen om tot deze overeenkomst te komen;
3. Het voldoen aan een wettelijke verplichting;
4. Het beschermen van een vitaal belang van jou of een ander;
5. De vervulling van een taak van algemeen belang of een taak in het kader van uitvoering van het openbaar gezag;
6. De behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Mijzo of van een derde.

Hieronder staat een nadere uitleg van de rechtsgronden (1,2, 3 en 6) waar Mijzo de verwerkingen van persoonsgegevens momenteel op baseert om haar doelen te bereiken. Wanneer dit verandert dan zal deze privacyverklaring hierop aangepast worden.

1. De door jou gegeven toestemming

Voor sommige verwerkingen vraagt Mijzo jou om uitdrukkelijke toestemming, bijvoorbeeld:

• Wanneer wij een foto van jou willen gebruiken voor een folder of onze website;
• Wanneer wij informatie van jou willen verstrekken aan een derde en hiervoor
  toestemming vereist is

Wanneer jou om toestemming wordt gevraagd leggen wij altijd duidelijk uit waarvoor wij jou om toestemming vragen. Het is voor jou van belang te weten dat je een gegeven toestemming altijd weer in kunt trekken. Jouw gegevens zullen dan niet langer worden verwerkt. Het intrekken van toestemming kent echter geen terugwerkende kracht, dit betekent dat alle verwerkingen die al plaats hebben gevonden op basis van een eerder verleende toestemming rechtmatig blijven en dus niet kunnen worden teruggedraaid.

2. De uitvoering van een met jou gesloten overeenkomst

Met deze rechtsgrond wordt bijvoorbeeld de met jou gesloten arbeids-, (maatschappelijke) stage-, uitzend-, detacherings- of vrijwilligersovereenkomst bedoeld.

Mijzo verwerkt jouw persoonsgegevens om uitvoering te kunnen geven aan deze overeenkomst; zo leggen we jouw gegevens vast in systemen zodat wij jou bijvoorbeeld in kunnen roosteren en je salaris aan je kunnen uitbetalen. Ook gebruiken we jouw persoonsgegevens zodat we met je in contact kunnen treden.

3. Het voldoen aan een wettelijke verplichting

In sommige gevallen verplicht de wet Mijzo om persoonsgegevens van jou te verwerken, bijvoorbeeld:

• De wettelijke plicht om jouw identiteit vast te stellen en samen met je BSN
  vast te leggen in de personeelsadministratie;
• Het doen van loonaangifte bij de Belastingdienst;
• Verzuim- en re-integratieadministratie.

6. De behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Mijzo of een derde

Hiervan is sprake wanneer het verwerken van jouw persoonsgegevens aantoonbaar noodzakelijk is om bepaalde bedrijfsactiviteiten te kunnen verrichten. Hierbij dient wel altijd een afweging gemaakt te worden tussen de belangen van Mijzo en de personen waarvan
persoonsgegevens worden verwerkt. We gebruiken jouw persoonsgegevens bijvoorbeeld voor de volgende gerechtvaardigde belangen:

• Het beveiligen en beschermen van computersystemen;
• Het beveiligen van de gebouwen en eigendommen van Mijzo;
• Controle op de toegang en logging van informatiesystemen, bijvoorbeeld:
  • Loggingcontrole op het elektronisch cliëntendossier;
  • Periodieke audit op toegekende autorisaties;
• Het onderzoeken van jouw werkbeleving, tevredenheid en betrokkenheid;
• Aanspraak kunnen maken op subsidieregelingen;
• Interne audits en audits door gecertificeerde instanties om de kwaliteit van
  zorg- en dienstverlening vast te stellen en/of te verbeteren.

De personen die jouw persoonsgegevens verwerken

Medewerkers van Mijzo of andere personen die werkzaam zijn voor Mijzo mogen jouw persoonsgegevens alleen verwerken wanneer dit noodzakelijk is of wanneer jij hiervoor toestemming hebt gegeven. Alle medewerkers die jouw persoonsgegevens verwerken zijn gebonden aan een contractuele geheimhoudingsplicht. Deze geheimhoudingsplicht geldt ook voor zelfstandigen die door Mijzo worden ingehuurd, tijdelijke medewerkers en uitzendkrachten. Jouw persoonsgegevens zullen hierdoor zorgvuldig worden behandeld.

Standaard delen we een aantal noodzakelijke persoonsgegevens van jou binnen Mijzo met de volgende afdelingen of functionarissen:

• Medewerkers van de financiële-, personeels-, salaris- en verzuimadministratie;
• Jouw direct leidinggevende, de (cluster)manager van de afdeling waar jij werkzaam bent en de Raad van Bestuur;
• De HR adviseur van de locatie waar jij werkzaam bent;
• Medewerkers van de ICT-afdeling en de ICT-dienstverleners voor het technisch en functioneel beheer van de ICT-voorziening van Mijzo.

Verwerking van persoonsgegevens door derden

Mijzo schakelt ook derden in die ondersteunen bij de verwerking van persoonsgegevens voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, het voldoen aan een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang. Ook schakelt Mijzo derden in die systemen leveren of onderhouden waarin wij persoonsgegevens verwerken, zoals bijvoorbeeld het personeelsdossier of roostersysteem. Wanneer wij derden inschakelen worden er te allen tijde contractuele afspraken gemaakt over de veilige verwerking van jouw persoonsgegevens; op deze manier zorgen wij ervoor dat jouw persoonsgegevens ook door derden zorgvuldig worden behandeld.

Verstrekking van jouw persoonsgegevens aan derde partijen

Soms delen wij jouw persoonsgegevens met derde partijen, bijvoorbeeld:

• Omdat jij ons hiervoor toestemming hebt gegeven;
• Omdat dit nodig is om de arbeidsovereenkomst met jou goed uit te kunnen voeren;
• Omdat wij dit verplicht zijn op basis van een wettelijk voorschrift;
• Omdat wij hiervoor een gerechtvaardigd belang hebben.

Wij delen jouw persoonsgegevens in voorkomende gevallen met:

• Externe medewerkers en adviseurs, die door Mijzo zijn ingehuurd voor de ondersteuning van de in de paragraaf ‘de doeleinden voor het verwerken van jouw persoonsgegevens’ benoemde doeleinden;
• Vakbondsorganisaties voor het overleg met haar leden over de samenstelling van de kandidatenlijst voor een wettelijk geregelde verkiezing van de leden van de Ondernemingsraad van Mijzo;
• De Belastingdienst, om een wettelijke verplichting na te komen;
• De bedrijfsarts en/of de arbodienst, om een wettelijke verplichting na te komen;
• (Zorg)verzekeringsmaatschappijen, wanneer jij gebruik maakt van collectieve verzekeringen via Mijzo;
• Het pensioenfonds PFZW, voor de uitvoering van de pensioenregeling;
• Overige partijen wanneer Mijzo hiertoe wettelijk verplicht is of gevorderd wordt;
• Overige partijen waarvoor jij Mijzo of de partij toestemming hebt gegeven, bijvoorbeeld FiscFree voor de uitvoering van een secundaire arbeidsvoorwaarde.

Geautomatiseerde besluitvorming of profilering

Mijzo maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profilering.

Dit houdt in dat jouw gegevens niet worden gebruikt om een bepaald profiel over jou op te stellen. Ook worden er geen besluiten genomen zonder menselijke tussenkomst.

De verwerking van jouw persoonsgegevens in het buitenland

Jouw persoonsgegevens kunnen worden verwerkt binnen landen van de Europese Economische Ruimte (EER). Er vindt momenteel geen verwerking van jouw gegevens plaats daarbuiten. Wanneer dit om organisatorische of economische redenen wel zou gaan gebeuren dan zal dit worden gedaan op basis van de wettelijke bepalingen uit de Avg met betrekking tot doorgifte van persoonsgegevens naar derde landen.

De bewaartermijn van jouw persoonsgegevens

Mijzo bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij deze gegevens verwerken. Deze bewaartermijnen per doel zijn opgenomen in het interne verwerkingsregister. Soms zijn wij verplicht jouw gegevens langer te bewaren. Hoe lang wij deze persoonsgegevens bewaren verschilt per verwerking; dit kan uiteenlopen van enkele weken tot vele jaren. Enkele belangrijke wettelijke bewaartermijnen waar Mijzo zich aan houdt zijn de volgende:

Personeelsadministratie o.a naam, adres, telefoonnummer geslacht, geboorteplaats, bankrekeningnummer	Bewaartermijn is variërend, afhankelijk van specifieke wetgeving is dit 5 tot 7 jaar
Kopie identiteitsbewijs Alleen wanneer je in loondienst bent	Bewaartermijn is 5 jaar na einde dienstverband
Arbeidsovereenkomst	Bewaartermijn is 2 jaar na einde dienstverband
Gegevens over loonbeslag	Tot opheffing loonbeslag door deurwaarder
Salarisadministratie Niet fiscale gegevens	Bewaartermijn is 2 jaar na einde dienstverband
Loonbelastingverklaringen	Bewaartermijn is 2 jaar na einde dienstverband
Administratieve verzuimgegevens	Bewaartermijn is variërend van 5 tot 10 jaar
Logregels cliëntendossier Inzage welke zorgdossiers door jou zijn ingezien	Bewaartermijn is 5 jaar na vervaardiging logregel.

Jouw privacy rechten

Je hebt een aantal privacy rechten, hieronder leggen wij u uit wat deze voor jou kunnen betekenen.

Inzagerecht

Je hebt het recht om de gegevens die Mijzo van jou verwerkt in te zien.

Correctie- en vernietigingsrecht

Je hebt in sommige gevallen het recht jouw gegevens te laten wijzigen of te laten vernietigen.

Recht van bezwaar

Je kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen van jouw persoonsgegevens. Je hebt dit recht bij alle verwerkingen die niet zijn gebaseerd op:

• Jouw toestemming;
• De uitvoering van de met jouw gesloten arbeids-, (maatschappelijke) stage-, uitzend-, detacherings- of vrijwilligersovereenkomst;
• Voldoen aan een wettelijke verplichting door Mijzo;
• Het beschermen van jouw vitale belangen of die van een ander.

Recht op beperking

Je hebt onder omstandigheden ook het recht op de beperking van de verwerking van jouw gegevens. Dit houdt kortgezegd in dat Mijzo de verwerking van deze gegevens tijdelijk
“bevriest”. Je kunt dit recht inroepen in vier situaties:

1. Wanneer je in afwachting bent van de beoordeling van een correctieverzoek;
2. Wanneer gegevens eigenlijk gewist zouden moeten worden maar jij geen verwijdering wenst;
3. Wanneer Mijzo de gegevens niet langer nodig heeft, terwijl jij de gegevens wel nodig hebt voor de voorbereiding op een rechtszaak;
4. Wanneer je in afwachting bent van de beoordeling van een bezwaar.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Je hebt het recht om de door jou aan Mijzo verstrekte gegevens (terug) te ontvangen in een gangbaar digitaal bestandsformaat. Dit recht geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij van jou verwerken op grond van jouw toestemming of een met jouw gesloten overeenkomst. Bovendien geldt dit alleen voor de gegevens die wij al in digitale vorm verwerken (dus niet voor ‘papieren’ verwerkingen). Je bent vrij deze gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij.

Vragen, klachten en uitoefening van jouw rechten

Heb je vragen of wil je een beroep doen op jouw privacyrechten, dan kun je contact opnemen met onze HR-afdeling. Je kan hiervoor een mail sturen naar hr@mijzo.nl.

Wanneer je een beroep doet op een van jouw privacy rechten dan kunnen wij vragen om nader bewijs van jouw identiteit. Dit doen wij om te voorkomen dat wij jouw persoons-gegevens aan de verkeerde partij/persoon verstrekken of ten onrechte wijzigingen aanbrengen in deze persoonsgegevens.

Je hoeft niet te betalen voor het uitoefenen van jouw privacyrechten. Je krijgt in principe binnen één maand -gerekend vanaf de ontvangst van het verzoek- antwoord, ook wanneer jouw verzoek meer tijd in beslag gaat nemen. Bij complexere verzoeken kan de afhandelingstermijn oplopen tot maximaal 3 maanden. Bij alle verzoeken geldt dat er omstandigheden kunnen zijn die maken dat Mijzo aan een bepaald verzoek (tijdelijk) geen gehoor kan geven, bijvoorbeeld omdat we deze gegevens verwerken op basis van een wettelijk voorschrift of omdat bepaalde persoonsgegevens vallen onder een wettelijke bewaarplicht. Mocht dit het geval zijn dan zullen wij dit altijd duidelijk onderbouwd aan jou uitleggen. Bij complexe verzoeken van de afhandelingstermijn oplopen tot maximaal drie maanden.

Mijzo heeft een functionaris gegevensbescherming (FG) aangesteld. Kom je er met de collega’s van onze HR-afdeling niet uit of heb je een klacht over de wijze waarop Mijzo omgaat met jouw persoonsgegevens, dan kun je hiervoor terecht bij de FG. U kunt contact met onze FG opnemen via het e-mailadres gegevensbescherming@mijzo.nl.

Kom je er ook met de FG niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) Je vindt de contactgegevens van de AP op de website
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan door ons worden gewijzigd. De wijzigingen zullen bekend worden gemaakt op de website van Mijzo en interne communicatiekanalen. Deze privacyverklaring is voor het laatst herzien in februari 2022.